Workflow Subprüfung via ENAIO

Ab sofort besteht die Möglichkeit den Prozess Subunternehmerprüfung bzw. Sub-Subunternehmerprüfung digital durchzuführen.

Ziel: Papierlose Abwicklung des gesamten Prozesses in ENAIO.

Ablauf des Prozesses:


Starten des Workflows in ENAIO

    1. Legen Sie ein Dokument (detaillierte Anleitung siehe hier) an,
      1. im Bauprojekt mit dem Subtyp 0720/0721 bzw.
      2. im Geschäftspartner mit dem Subtyp 1520/1521
        verwenden Sie dazu jeweils die Vorlage F59-Subunternehmerprüfung bzw. F60-Subsubunternehmerprüfung.
    2. Nach dem Ausfüllen des Dokuments markieren Sie es und wählen Sie „Anwendung“ – „Internen Prozess starten„
    3. Wählen Sie „Sub- bzw Subsubunternehmerprüfung“ aus und bestätigen Sie mit „OK“.
      Anschließend wird das Dokument in den Workflow geschickt.
      Entsprechend dem gewählten Subtyp am Dokument wird automatisch ein Sub- oder eine Sub-Subunternehmerprüfung durchgeführt.
    4. Sollte eine Sub-Subunternehmerprüfung (Subtyp „0721“) gewählt worden sein, wählen Sie den verantwortlichen Bereichsleiter:
    5. Sie erhalten eine Bestätigungsmail, dass der Prozess gestartet wurde. Der Bereichsleiter (bei Sub-Subprüfung) oder der Einkauf/RP (bei Subprüfung) erhält das Dokument zur weiteren Bearbeitung.
    6. Wurden alle Prüfungen durchgeführt, erhalten Sie eine Info-Mail. Dieser enthält einen Link zum abgezeichneten Dokument.


Technische Prüfung durch Bereichsleiter (bei Sub-Subunternehmerprüfung)

Als Technischer Prüfer erhalten Sie per Mail eine Benachrichtigung, wenn etwas zu prüfen eingelangt ist:


Sie sehen aber auch jederzeit in ENAIO unten unter „Meine Eingänge“ Vorgänge, die zu bearbeiten sind:

Per Doppelklick gelangen Sie in die Workflowmaske die zur weiteren Bearbeitung dient:

Unter „Aufgabe“ sehen Sie was zu tun ist, gefolgt von weiteren Informationen bezogen auf das Projekt in dem sich das Dokument befindet.
Über die Buttons „Register“, „Dokument“ sowie „Datenblatt“ öffnen sich die Daten des Dokumentes welches diesen Workflow betrifft.
Haben Sie die Prüfung durchgeführt, wählen Sie unter „Aktion“ den nächsten Schritt (in Ordnnung – Weiterleiten, Nachbesserung erf…..) und bestätigen dies mit „Weiterleiten„.

Der Workflow ist für Sie abgeschlossen und verschwindet aus Ihren „Meine Eingänge“.

Der Workflow wird weiter an die Rechnungsprüfung gesendet um die kaufm. Daten für die GF aufzubereiten.


Infos sammeln zur weiteren Prüfung durch RP

Als Rechungsprüfung erhalten Sie per Mail eine Benachrichtigung, wenn etwas zu prüfen eingelangt ist.
Sie sehen aber auch jederzeit in ENAIO unten unter „Meine Eingänge“ Vorgänge die zu bearbeiten sind:

Per Doppelklick gelangen Sie in die Workflowmaske die zur weiteren Bearbeitung dient:

Unter „Aufgabe“ sehen Sie was zu tun ist, gefolgt von weiteren Informationen bezogen auf das Projekt in dem sich das Dokument befindet.
Über die Buttons „Register“, „Dokument“ sowie „Datenblatt“ öffnen sich die Daten des Dokumentes, welches diesen Workflow betrifft.

Wenn Sie alle notwendigen Dokumente via Multiimport zum zu prüfenden Dokument dazulegen, wird automatisch unter der „Gruppierung“ die Nummer der Subunternehmerprüfung eingefügt. Dies dient dazu, um der prüfenden Instanz (GF) alle zusammengehörenden Dokumente anzeigen lassen zu können.

Haben Sie die Prüfung/Dokumentenergänzung durchgeführt, wählen Sie unter „Aktion“ den nächsten Schritt (Zur Freigabe, Abgelehnt,..) und bestätigen dies mit „Weiterleiten„.

Der Workflow ist für Sie abgeschlossen und verschwindet aus Ihren „Meine Eingänge“.

Der Workflow wird weiter an die GF gesendet um die kaufm. Prüfung durchzuführen.


Prüfung durch GF

Als Geschäftsführung erhalten Sie per Mail eine Benachrichtigung, wenn etwas zu prüfen eingelangt ist.
Sie sehen aber auch jederzeit in ENAIO unten unter „Meine Eingänge“ Vorgänge, die zu bearbeiten sind:

Per Doppelklick gelangen Sie in die Workflowmaske die zur weiteren Bearbeitung dient:

Unter „Aufgabe“ sehen Sie was zu tun ist, gefolgt von weiteren Informationen bezogen auf das Projekt in dem sich das Dokument befindet.
Über die Buttons „Register“, „Dokument“ sowie „Beilagen“ öffnen sich die Daten des Dokumentes, welches diesen Workflow betrifft.

Nach Abschluss der Prüfung, ergänzen Sie notwendige Informationen im „Kommentar“-Feld, wählen die passende Aktion und beenden den Workflow mit „Weiterleiten“.

Der Workflow wird erneut der Rechnungsprüfung zugeteilt um finale Daten in den Indexdaten und dem Geschäftspartner zu hinterlegen.


Finale Aufbereitung durch RP

Ziel ist es die finalen Informationen der Prüfung der GF in die Indexdaten der endgültigen Prüfung einzupflegen.

Sollten bereits alle Infos im „Kommentarverlauf“ vorhanden sein, müssen diese nur kopiert und im „Datenblatt“ des Dokuments hinterlegt werden.
Ebenso ist es sinnvoll für zukünftige Entwicklungen das „Gültig bis“ Datum am GP-Dokument unter „Zusatzdaten“ zu setzen.

Um den Workflow erfolgreich abzuschließen, wählen Sie die Aktion „Fertig“ und „Weiterleiten“.
Anschließend werden alle notwendigen Personen über den Abschluss der Prüfung benachrichtigt.