Workflow „Freigabeworkflow“ via ENAIO

Ab sofort besteht die Möglichkeit einen Freigabeworkflow mit einem beliebigen Dokument digital durchzuführen.

Ziel: Papierlose Abwicklung diverser Prozesse in ENAIO.

Der Freigabeworfklow nutzt die Funktion „Abzeichnen“. Bei Erteilung einer „Freigabe“ wird automatisch ein Duplikat des Original-Dokuments erstellt und mit einem Stempel (Paraphe des Freigebenden) versehen.
Die Paraphen aller Freigebenden befinden sich immer auf der letzten Seite des Duplikats, in der Reihenfolge der Abzeichnung links unten beginnend.
Nähere Details zur Funktion „Abzeichnen“ finden sie hier.


Ablauf des Prozesses „Freigabeworkflow“:


Starten des Workflows in ENAIO

      1. Wählen Sie ein beliebiges Dokument
      2. Nach dem Ausfüllen des Dokuments markieren Sie es und wählen Sie „Anwendung“ – „Internen Prozess starten„
      3. Wählen Sie „Freigabeworkflow“ aus und bestätigen Sie mit „OK“.
      4. Suchen Sie nach der Person, welche Sie auswählen wollen.
        Sollte das Kurzzeichen nicht geläufig sein, suchen Sie nach dem Ihnen bekannten Namen im Beispiel *wolfgang*:

        Nachdem „OK“ wählen Sie den entsprechenden „Wolfgang“ aus, von welchem Sie die Freigabe anfordern möchten:
      5. Nach der Auswahl der Person erhalten Sie ein Bestätingsmail, dass das Dokument im System eingelangt ist.
      6. Wurden alle Freigaben durchgeführt, erhalten Sie erneut ein Info-Mail.
        Dieses enthält einen Link und weitere Informationen zum abgezeichneten Dokument.

     

 

Freigabe durchführen (Bauleiter, Gruppenbauleiter, Bereichsleiter, Geschäftsführung)

Als „Freigebender“ erhalten Sie per Mail eine Benachrichtigung, sobald etwas zu prüfen eingelangt ist:


Sie sehen aber auch jederzeit in ENAIO unten unter „Meine Eingänge“ Vorgänge, die zu bearbeiten sind:

Als „Universalfreigabe“ sind alle Worfklows betitelt die einen „Freigabeworkflow“ darstellen.

Per Doppelklick gelangen Sie in die Workflowmaske die zur weiteren Bearbeitung dient:

Unter 1 – „Aufgabe“ sehen Sie was zu tun ist, gefolgt von weiteren Informationen bezogen auf das Projekt in dem sich das Dokument befindet.
Über die Buttons 2 – „Register“, „Dokument“ sowie „Datenblatt“ öffnen sich die Daten des Dokumentes.
Haben Sie die Prüfung durchgeführt, wählen Sie unter 3 – „Aktion“ den nächsten Schritt (Freigabe und weiterleiten, Freigabe und beenden, Abgelehnt,…) und bestätigen dies mit 4 – „-> Weiterleiten„.
Abhängig von der „Aktion“ kann der nächste „Empfänger“ als Pflichtfeld deklariert sein – entsprechende Hinweise erscheinen, wenn notwendig.

Der Workflow ist mit dem „Weiterleiten“ für Sie abgeschlossen und verschwindet aus „Meine Eingänge“.

Der Workflow wird entweder beendet oder an die nächste Person, die Sie ausgewählt haben, gesendet.


INFO:

Wurde ein originales Dokument bereits von einer Person freigeben und nachträglich verändert, werden alle bisherigen Abzeichnungen entfernt.
So wird sicher gestellt, dass auch nur Paraphen vorhanden sind, welche den Letztstand des Dokumentes kennen.
Über die „Indexdaten“ unter „Dateiinfo“ findet man das Feld „Abgez. frühere“. Dort können auch vergangene Abzeichnungen eingesehen werden.