Als neues Service bieten wir ihnen die Möglichkeit, PDF-Dateien automatisiert mit einem Firmenbriefkopf auf der ersten Seite des Dokuments versehen zu lassen.
Im Z: bzw. V:-Laufwerk finden sie unter „AUTO-Briefpapier“ jeweils einen Ordner für folgende Briefpapiere:
\AUTO-Briefpapier
AMB
Bau-u-Elektrotechnik
BMKS NEU!
Contracon
HTS-Konstrukta
Kaspar
Krenn
LSG
PB-Beteiligung
PB-GmbH
PB-Holding
MIPO
Petrakobau
Resel
RFPB
Ringhofer
Seidlbau
WMW
Zwettler
Zayataler
Vorgehensweise:
- Kopieren sie ihre PDF-Datei in den Ordner Z: bzw. V:\AUTO-Briefpapier\XXX\IN
(wobei XXX für den Firmennamen steht). - Nach wenigen Augenblicken erkennt der Server das vorhandene Dokument, hinterlegt das voreingestellte Briefpapier und speichert die Datei unter dem ursprünglichen Dateinamen im Ordner Z:\AUTO-Briefpapier\XXX\OUT ab.
- Gleichzeitig wird die Ausgangsdatei (im Ordner Z:\AUTO-Briefpapier\XXX\IN ) entfernt.
- Kopieren sie nun die PDF-Datei (aus dem Ordner Z:\AUTO-Briefpapier\XXX\OUT ) wieder in ihre gewünschte Ablage zurück.
- Sollte bei der Bearbeitung ein Problem aufgetreten sein, finden sie im Ordner Z:\AUTO-Briefpapier\zzzERROR\XXX ein Protokoll mit dem Grund für den Fehler.
Beachten sie bitte noch folgendes:
- Es werden ausschließlich PDF-Dateien verarbeitet.
- Das Briefpapier wird hinterlegt, d.h. es könnten Teile des ursprünglichen Dokuments den Briefkopf überlagern, was vor allem
- bei gescannten PDF-Dateien zu weißen Flächen führen kann.
- Das Ausgangsdokument muss A4 Hochformat sein (entsprechend dem Briefpapier), alle anderen Formate werden ignoriert.
- Nur die 1. Seite des Dokuments wird mit dem Briefkopf versehen.
- Abhängig von der Größe des ursprünglichen Dokuments, kann der Vorgang einige Sekunden in Anspruch nehmen.
- PDF-Dateien, die mit einem Schreibschutz versehen sind, werden nicht korrekt verarbeitet.
- Täglich um 04:00 Uhr werden alle Dateien, die noch in den IN- und OUT-Ordnern verblieben sind, automatisch gelöscht.
TIPPS:
- Falls sie regelmäßig ein bestimmtes Briefpapier anwenden möchten, empfiehlt es sich auf dem Desktop eine Verknüpfung[ rechte Maustaste | Neu | Verknüpfung ] zu dem entsprechenden „IN“ und „OUT“ Ordner anzulegen.
Sie müssen dann nur mehr das Ausgangsdokument auf die Verknüpfung des „IN“ Ordners ziehen und dort fallen lassen.
- Falls sie mehrere PDF-Dokumente zu einem Dokument zusammenfassen wollen, finden sie im Ordner Z:\AUTO-Briefpapier\zzzTOOLS das Programm PDFTKBuilderPortable.exe (derzeit nur in Englisch).
Damit können sie schnell und einfach mehrere PDF-Dokumente auswählen [ Add… ], die Reihenfolge bestimmen [ Move up / Move down ] und dann als EINE neue PDF Datei abspeichern [ Save As ].
